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  • Jose Guillen

Contratos "Llave en mano" "Turn Key" Contracts

If you are looking for a speed construction process without changes ( extras ), based on a fix number into a specific time frame, I recommend a close contract or " turn key" project, but, construction drawings must be 99.9% accurate and completely resolved ( rarely ), also a detailed document for annexes, quality of finishes, furniture ( with measurements ), fixtures, appliances, equipment, and others, this previously approved by both parties, if they are not, for sure will be changes, extras and improvements charged with the budget percentages amounts.


To avoid that situation, very often both parties agreed using an " item by item cost " to determinate the finishes and furniture quality as floors, doors, windows, knobs, faucets, etc... but is is handled by an "impartial" method of Credits and Debits, it will only benefit to one or to other mostly, and also it takes time, and that time usually is charged as extra; with the exception to make it accountable.


In the case rise discrepancies, permitting drawings engineer or architect ( inspectors ) must solve impartial, so they will be call to assist and resolve on site, with extra layouts or more information afforded by the client/owner.


Develop external conditions, as: public expenses, specific renting, earth movements, property access, network connections ( electricity, water and sewage ), site cleaning, security, C.R. Social Security CCSS and INSurance forms, have to be clarify and added as specific responsibilities of someones to the contract, not even just who pay to who, but also, the monthly logistics, those activities and time, are expensive items and fundamental to start the construction, and it is not possible to be resolved on the progress.


A fact, If all above items are completed and satisfactory for both parties, feel safe and sound that you will only spend the fix number agreed with no extras, no delays, no changes and no intervention in the construction process.

Global economy may determinate which is the best construction method, because there are budget after budget, needs after needs, but at the end of the day nothing is perfect and they are done by people; said so, it is better to spend more time in the BEGINNING, to create a good project, a smart design, fine drawings, accurate budget, professional contract and annexes. That planning really save money and time of everyone's.


Payment method: it is square and pre- scheduled, sometimes once site goals are completed or per progress percentages verify by inspectors, normally it is a 30% down payment to start, and thereafter some more similar, but it is important to execute as less payments possible, because construction needs real investment muscle, not every days cash flow ( for opportunities to achievements, hiring specific contracts and volume shipping, also to move forward to different goals in parallel, and try not to stop the construction for a penny... ).


Is this method profitable ?


No it is not in this market, because the contractor ( builder ) will charge for those contingencies and unexpected situations ( previous topics we talk above ) and others that could appear under construction ( as really unforeseen situations), Why ? because of contract responsibility, institutions responsibility ( as CCSS social security), and construction warranty on a specific time frame agreed, and finally the company time investment in the project and not in others.


Only profitable for volume or large develops ? R/ Yes it is, for large develops or several units, condos, hotels, etc...expenses and contingencies spreads out and the contractor ( builder ) could afford to work with more people, more professionals, low prices and effectiveness.


So, bigger is better ? R/ No it is not, necessarily, just to include realistically all the items and activities or buildings to the contract ( IF they go ...), than deduct, reduce or separate the investment opportunities to the contractor.


Conclusions:


1. Intermediaries are not recommended in between, client and contractor ( builder ) must work directly, builder needs to understand the clients feedback, needs and concepts, mutually with good communication and transparency they will work together, so, it requires then a very professional contractor ( builder ), with plenty time, and capable for an excellence custom service experience and soft skills.


Premium and excellence consulting process ( due diligence, engineering, design, drawings, budgeting, permitting and inspections) saves money and time, there is nothing to be done under construction, just "fixing a hole" no matter the preferably method.


Social Security CCSS and INS policies management and outdoor responsibilities, institutions are "hunting" developers and owners every where, so it is better to clarify who is the boss ( Patrono = Patron ) and who is hiring to who, to avoid misunderstandings and later penalties.


Design what you really need and may afford, remember over the paper you can draw anything, and at this point it is so hard to understand construction scale-investment, and adding "here or there" finally ends rising the budget, every little detail has a budget cost.


A final quote: " fast and cheap, will never be good, so, do not expect more from your builder "





Si se busca tener un proyecto rápido, sin cambios, sin extras, bajo un monto fijo en un plazo determinado de tiempo, yo recomiendo mejor un proceso de construcción por contrato cerrado.


Eso sí, los planos constructivos deberán ser 99.9% exactos y totalmente resueltos ( cosa que no es muy común hoy en día), además, deberá haber un anexo de acabados arquitectónicos, equipos, muebles fijos y otros detalles previamente definido y aceptado entre las partes, de lo contrario, habrá extras, cambios o mejoras, que al final se facturaran con el peso del presupuesto.


Para evitar lo anterior, comunmente, se usa un precio o monto por ítem según el acabado, sea pisos, cocinas, granitos, puertas, llaves, ventanas, etc…, pero finalmente esto termina manejándose bajo un método “ imparcial” de Créditos y Débitos, y a menos que ambas partes tengan un contador para dilucidarlo conforme, termina beneficiando a uno u a otro; aparte que el proceso toma tiempo, y ese tiempo a veces también se cobra, como una extra.


Si hay discrepancias en planos, se deberá llamar cuantas veces sea necesario al ingeniero o arquitecto a cargo de los diferentes elementos del diseño, para que este lo resuelva en láminas extras o en sitio, y esto son los costos del cliente, no del contratista.


Otro tema son las condiciones externas al proyecto, como gastos en servicios públicos, alquileres especiales, movimientos de tierras, obras accesorias (peatonal y vehicular), conexiones a redes eléctricas, sanitarias o potables, limpieza, seguridad, polizas de INS, Cargas Sociales CCSS, que también deberán estar aclaradas y no solo quien los paga, si no, quien los administra, esto previo a la firma del contrato, ya que estos ítems, aparte de tener costos muy altos, son básicos para iniciar cualquier obra ,y no se pueden resolver “ de camino”.


Muy positivo, si todo esto se cumple, puede sentirse totalmente seguro que solo gastara el monto negociado sin extras, sin retrasos, sin cambios y sin intervenir en el proceso constructivo.


La economía en general, es un factor determinante para decidirse por un sistema u otro, ya que hay presupuestos de presupuestos, necesidades de necesidades, pero bueno, en fin, nada es perfecto y toca hacerlo a personas, por ende, creo que gastar Extra tiempo al INICIO en elaborar un buen proyecto, un diseño inteligente, unos buenos planos, un buen presupuesto, un buen contrato de construcción con muy buenos anexos, le ayudara a economizar dinero y tiempo.


Método de Pago: cuadrado y previamente definido, a veces por etapas cumplidas en campo, o por porcentajes de avance verificados por profesionales de inspección, normalmente hay que dar un adelanto desde un 30% o más, y en adelante, es recomendable hacer los mínimos posibles, ya que contrario a lo que se piensa, la construcción requiere de una inversión por costo de oportunidad, no necesariamente de flujo de caja; esto permite avanzar tranquilamente hacia las metas previamente contratadas ( subcontratistas, materiales, contratos especiales ) y no detener la construcción.


¿Es rentable este sistema?


No en este mercado, ya que el contratista cobrara todos esos imprevistos y temas anteriormente descritos por adelantado, y aparte, de camino, lo que salga extra, ya que aquí hay un tema de responsabilidad y garantías sobre un producto por un tiempo específico y el tiempo invertido.


Solo es rentable, cuando se tiene un proyecto de volumen o serial, ya que lo anterior se diluye en cantidad, y por ende, el contratista se anima a trabajar con costos bajos.


¿Así que grande es mejor? R/ no necesariamente, la idea es incluir realísticamente todos los apartados, actividades o edificaciones de una sola vez, en vez de restarle al contrato y quitarle peso financiero al contratista.


Recomendación final:


Para este contrato, no se recomiendan intermediarios, debería ser directamente el cliente con el contratista, ya que este último ha de captar todo lo que el cliente desea y como lo desea, y ponerse de acuerdo mutuamente, con clara comunicación; sin embargo, esto requiere un nivel de contratista muy profesional y capacitado en servicio al cliente y con habilidades blandas.


El horro del proyecto está en la etapa de consultoría e inspecciones, no en la construcción, no importa la metodología que se utilice.


Aclarar el tema de Cargas Sociales y pólizas de INS, obligatorias para desarrollos, normalmente estas instituciones andan de “ caza” en todo el país, por lo tanto, definir quién es el patrono de quien es fundamental para evitar un malentendido y una multa.


Diseñe lo que realmente necesita, y no más, recuerde que sobre el papel todo es posible, es difícil entender bien las escalas reales, y agregar “cositas” por aquí y por allá, terminan siendo costes, nunca son gratuitas.


Finalmente: Un trabajo rápido y barato, nunca será bueno, no espere más de su contratista ¡!!



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