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  • Jose Guillen

Construcción por administración Fund Management Construction

Updated: Feb 25

This process is led by a "Fund Manager" that can execute the construction process by hiring and buying materials, people, equipment, contractors for different labors, and all needed to comply the development plan within the time frame and budget previously agreed to between the parties.


Cleaning, security, gardening, earth movements, storage, renting and engineers inspections are included into that methodology, on the other hand, non-construction activities such as public services payment, taxes, Social Security CCSS, insurance platform, payrolls all could be managed too.


The Manager ( Architect or certified engineer ) does site inspections and guides the crews with professional responsibility, and advises the client about changes, improvements and extras if needed, without loosing control of the Work plan and losing Budget.


Payment method ? they are open and flexible, down payments are not needed, the Manager works with the funds available, client decides how much wants to invest and as far he wants to spend.


Every transfer and expense is recorded and the " Expenses Report" indicates balances, outcomes and budget available, and as numbers always talk, there is no way to be surprised.


The construction progress moves aligned with the available funds and decisions taken, this because the client participate as an active member in the process ( if he wants ), so this means he will have the financial and timing control of the develop.


How it Works ? an " Expenses Report " is created and delivered every 15 or 21 days or so, this includes 4 to 6 pages of simple accountability items, invoices, payments, payrolls, sub-contracts, labor, renting, shipping etc.. and client take his time to review and analyze it, accept it or not, and wire more funds if the project needed on every stage.


Yes it is, the client could buy independently different materials on finishes by his own (when bargains or good deals appears), or pay directly to every provider, and more. It is only require the invoices to record into the "Expenses Report".


How much does this Service Cost ? from 12 % fee, amount to be charge for all expenses and payments into the " Expenses Report", no matter where in Costa Rica or the Construction Activity, it is paid once the accountability is delivered and approved by client.


About Experiences ? All positives, numbers, processes, usually the project achieve more than planned into the same budget, all is accountable ( even the extras, improvements and changes ), more assertive decisions because there is more time to re-flexion and more space for negotiations and deals.


Saves some money ? yes it is, this method allows to hire different crews and buy materials from different quotations, with special prices and discounts within a Procurement Process carefully develop by the Manager. Also it diversify the labor contracts into different contracts per activities, and be no longer attached to one single contractor ( builder).


Some other Benefits. The Manager involves into the project and could finish, improve or adequate the design, construction drawings, budget or even the construction system ( engineering), with no extra charges or fees, said so, the construction could be modified for good, or just maybe, for value engineering...


Contingencies and unexpected situations are handled faster and better with less costs, also more labor time-control on site, and it is flexible for changes with no bureaucracy.


Whether it is "Turn key contract " or " Management Funds ", an efficient construction logistics requires an excellent consulting process ( strategy, design, budget, drawings, construction system, engineering etc..); however the decision to make would be: to having a " contractor ( builder) for construction matters" or having a " Manager for Management matters", depending the kind of project.





Básicamente es un Manejo de fondos, donde el Administrador desarrolla la obra mediante un proceso de contrataciones y subcontrataciones de diferentes equipos, personal, contratistas, materiales y todo lo necesario para ejecutar una obra de construcción, y culminarla en un tiempo y presupuesto pre-definido.


Se administra también la seguridad, limpieza, jardinerías y enzacatados, inspecciones de ingenieros, movimientos de tierras, bodegas y alquileres varios, mientras se ejecuta el proyecto, incluso obras que normalmente no son de carácter constructivos como impuestos, pago de servicios, planillas, temas relativos a la Caja del Seguro Social CCSS y pólizas de INS.


El administrador ( si es arquitecto o ingeniero colegiado ) realiza las labores también de inspección de campo, dirección técnica con la responsabilidad debida, además de guiar y asesorar al cliente sobre temas relativos a mejoras, cambios o extras; esto según el plan financiero y el plan de trabajo.


¿Forma de desembolsos? Es un método de contrato abierto y flexible, en el cual no se requiere un plan de pagos o adelantos predefinidos, se trabaja con el dinero que el cliente desee invertir y hasta donde lo necesite.


Cada desembolso se contabiliza y el mismo informe de gastos indica cuanto hay en cuentas, disponibles, depositado y gastado, no hay donde perderse.


El proyecto camina al ritmo de los fondos disponibles y las decisiones tomadas en conjunto, ya que el cliente participa activamente en el proceso ( si así lo desea ) como parte del equipo administrativo, es el cliente quien tiene el control financiero y ritmo del proyecto en todo momento.


Como se gestiona? mediante un “informe de Gastos” contable entregable cada 15 o 21 días según el caso, donde se tienen de 4 a 6 hojas simples de contabilidad de gastos, facturas, pagos, planillas, subcontratos, transportes, alquileres, transportes etc… . El mismo cliente lo revisa, aprueba (o no ) y ejecuta otro desembolso según lo requiera el proyecto, según el plan de inversión.


Si, el cliente puede realizar compras independientes o con tarjeta, para beneficio del proyecto, solamente se solicita la factura para incluirla en el informe de gastos, esto permite al cliente seleccionar a su gusto principalmente acabados u ofertas especiales de materiales.


¿Cuál es el costo de este servicio? básicamente parte desde un 12% en adelante, no importa la zona del país o el tipo de proyecto, es un cobro de los gastos totales o parciales según cada informe de gastos, y es pagadero hasta la aprobación de cada informe de gastos.


Experiencias? todas positivas, en números y procesos, generalmente se obtiene más por el mismo monto, todo se contabiliza ( incluso las solicitudes de cambios, mejoras o extras…), se toman decisiones más asertivas ya que hay más tiempo para reflexión y más espacio de negociación.


¿Economía? Si la hay, ya que el espíritu de este sistema es el sistema de contratación y compra de materiales, mediante tres o más cotizaciones del mismo producto o material que el Administrador compra con descuentos especiales, hasta un proceso licitatorio de contratación de mano de obra segregada, que permite al proyecto incluir uno o más equipos de trabajo para diferentes actividades simultaneo, y no amararse “tanto” con solo una mano de obra.


¿Beneficios? si, ya que, si a los planos constructivos, temas constructivos, presupuestos o acabados no están bien desarrollados, culminados, o se desea hacer un cambio de sistema constructivo o materiales, el mismo administrador se encargará con el Cliente de culminarlos sin más costos durante el proceso.


Además, se reducen las contingencias o imprevistos, se controla más eficientemente el tiempo de los participantes y permite mucha flexibilidad de cambios, sin mayor trámite.


Tanto proyectos por “llave en mano” como por “administración” dependen de una excelente consultoría, una estrategia bien planteada, y un presupuesto claro, sin embargo, la decisión radica en decidir según cada proyecto, tener a su lado a un contratista con visión de contratista, o a un administrador con visión de administrador...



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